不懂汇报工作，还敢拼职场
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本文系读书笔记结合大模型整理而来。
一、职场上的聪明人，都懂汇报工作
- 汇报工作的重要性
- 基本的职场沟通术：汇报工作不仅是书面材料的反映，还包括口头、正式、非正式等多种形式，是沟通的重要手段。
- 避免职场艰难：不懂汇报会让职场步履艰难，如二战名将詹姆斯・杜立特将军因汇报不当而付出代价。
- 获得发展提携：善于汇报能让领导了解工作情况、发现优点、提供指导，从而获得更多发展机会，如丽娟通过与经理的沟通实现了进步。
- 赢得认可：善于汇报工作的人能展示自己的能力和思考，更容易得到领导的认可和重用，如罗莎通过及时汇报业绩而获得晋升。
- 推销自己的开始：从汇报工作开始推销自己，能让领导了解自己的才干和思想，如乔・吉拉德通过展示成就来推销自己。
- 汇报工作的注意事项
- 用好肢体语言：注意肢体语言的表达，展现个人修养，避免不良动作习惯给领导留下不好的印象。
- 察言观色：在与领导谈话时，要善于观察领导的表情和动作，理解其意图，适时调整自己的发言。
- 保持谦虚：在中国文化中，谦虚被认为是一种美德，能让领导感受到尊重和服从。
- 避免负面情绪：不要带着负面情绪见领导，以免影响领导对自己的印象，要学会调整情绪，以良好的状态面对领导。
- 说话谨慎：在与领导交流时，要注意语言表达，避免说一些容易招致误解或让领导不高兴的话。
二、汇报中的 “金字塔原理”
- “奇妙的数字 7”：人的短期记忆难以容纳超过 7 个的记忆项目，因此在表达时需要将信息进行归类分组，形成金字塔结构，以减少信息数量，便于理解。
- 自下而上思考，总结概括：在表达想法时，先罗列特点，分析逻辑关系，进行抽象概括，从而清晰地表达内心世界，如面试时通过总结特点来展示自己。
- 自上而下表达，结论先行：表达时应先提出结论，再进行分析和解释，避免被打断或误解，如汇报工作时先说明结果，再阐述原因和过程。
- 用 “金字塔原理” 沟通的好处：能让人迅速明白意图，提高沟通效率，如在电梯里用简短的时间表达重点。
三、书面汇报的技术
- 书面汇报的优点：给予充分思考时间、可多向传递、对外部条件要求少、失真相对较小、易发展为正式文件。
- 书面汇报的写作要点：包括准确、清晰、完整、简洁等原则，注意观点与材料统一，语言准确简明，汇报成绩时分析原因总结经验，指出失误和问题并提出改进计划，明确下一阶段工作计划。
- 撰写工作简报的技巧：在开头强调利益吸引听众注意力，呈现线索和重点，使用例子、数字等确切素材增强说服力，综合和结论，引导和转接，以积极的方式结束简报。
- 书面汇报的通用技巧：明确写作意图，确认所需资料，把重要内容放在开头和结尾，保持写作连续性，修改汇报材料时遵循大改、中改、小改的顺序，调整标题使其完整清楚，利用小标题方便阅读和重复阅读，修改时避免过多、过滥的信息，表达清晰简洁，使用人称代词增强亲切感，听取他人意见。
- 怎样撰写述职报告：明确岗位职责和目标，处理好个人与团队的关系，展示工作成绩时用数据支持，分析原因总结经验，接受领导和同事的评价，语言简洁明了。
四、口头汇报的技术
- 口头汇报的特点：双向沟通，汇报与倾听同时进行，需要现场思考和反应，对口才要求高，身体语言也会参与沟通，随时随地可能发生。
- 口头汇报的注意事项：用好肢体语言，展现个人修养；注意对领导察言观色，根据领导反应调整发言；在上级面前保持谦虚；避免带着负面情绪见领导；说话谨慎，避免直接冲撞；与领导交谈时使用敬语；让自己的语言更动听，注意节奏、语调的变化；改掉不良的说话习惯，如用鼻音、声音过尖、说话忽快忽慢、口头禅过多、讲粗话、小动作过多等；学会倾听，做领导的好听众，保持良好的精神状态，虚心倾听，专心记录，不随便打断领导讲话，有耐心。
五、脱稿汇报的技术
- 脱稿讲话前进行几次彩排：通过反复预讲、控制时间、给自己录像或录音、站着并选择宽敞的地方、使用正式讲话的全部材料、做好最后一次排练等方式，提高脱稿讲话的效果。
- 脱稿讲话前要理顺表达逻辑：按照 “疯子阶段”“建筑师阶段”“木匠阶段”“法官阶段” 四个阶段，先放开思路，然后加工成提纲，再组织语言，最后裁决修改，实现思考逻辑与写作逻辑的切换，使讲稿清晰顺畅。
- 脱稿讲话中的提纲：提纲是脱稿讲话的总体思路和框架，熟记提纲能确保讲话流畅，通过识读、响读、情读等方式记忆提纲，同时注意提纲只需包含大致内容和框架，现场即兴发挥具体细节。
六、非正式汇报的技术
- 与领导谈话的礼貌用语：注意使用礼貌用语，如用 “您辛苦了” 代替 “辛苦了”，在不同场合与领导打招呼、致谢等，体现对领导的尊重。
- 与领导交谈时的正确措辞：根据情况选择合适的措辞，如用 “让我再认真想一想，两点半以前给您答复好吗” 代替直接拒绝，巧妙地表达自己的意见，避免与领导产生冲突。
- 容易招致误解的汇报语言：避免使用一些容易让领导不快和招致误解的话，如 “太晚了”“这事不好办”“您真让我感动”“不行是吗？没关系”“无所谓，都行” 等，要注意语言的表达。
- 正确领会上级的弦外之音：善于从领导的谈话中领会言外之意、弦外之音，通过观察领导的语气、动作等，理解其真实意图，如刘晓娟通过领会领导的暗示而获得机会。
七、聪明人汇报工作的 7 个习惯
- 把汇报工作当成一种习惯：勤于汇报工作，及时与领导沟通工作进度，让领导放心，遇到问题多回答，给领导提供更多信息。
- 完成工作后，提交工作总结：工作总结能帮助员工回顾工作、总结经验、改进方法，提交工作总结时要善于抓重点，观点与材料统一，语言准确简明，分析原因总结经验，指出问题并提出改进计划，明确下一阶段工作安排。
- 汇报问题时，自己先做思考：汇报工作要讲究技巧，遇到问题时先分析情况，提出解决方案，再向领导汇报，如刘智超通过巧妙的汇报方式解决了客户问题并得到重用。
- 绝不轻易越级汇报：越级汇报容易给直接主管留下不好的印象，影响职业发展，应尽量通过常规渠道与上级沟通，如唐志勇通过正常途径提出建议并得到认可。
- 向上司提建议时，尽量暗示：用暗示的方式向上司提建议，如布里昂巧妙地暗示拿破仑，避免直接冲突，同时要根据上司的类型选择合适的方式，如面对 “知己” 型领导要贴心，面对理智型领导要有理有据，面对 “工作狂” 型领导要跟上步伐，面对爱听好话的领导要大方赞美。
- 永远没有 “意见”，只有 “建议”：汇报工作时避免直接提出意见，而是以建议的形式表达，如选择合适的时机、用 1 分钟发表、有理有据、兼并上司的立场、让上司在多项建议中选择、把自己的建议变成对方的建议、注意提建议的忌讳、强调共同之处、做好准备工作、带着自信等。
- 拒绝领导时，不伤领导自尊：拒绝领导时要注意方法，如触类相喻、利用群体力量、提醒、暗示、推辞、拖延等，避免直接冲突，同时要表达出对领导的尊重。
八、聪明人打拼职场的 11 句口头禅
- “感谢领导的栽培”：懂得赞美领导的指导有方，让领导分享成功的快乐，同时要根据领导的类型因人而异地表露赞美，如面对 “知己” 型领导要贴心赞美，面对理智型领导要有理有据地赞美，面对 “工作狂” 型领导要通过实际行动支持来赞美，面对爱听好话的领导要大方赞美。
- “我立刻去办”：以积极的态度回应领导的指令，展现责任感和执行力，同时要做到不拖延、制订计划、分清主次、用上一切力量、临危不惧，全力完成任务。
- “我错了”：认错、承担责任、为领导背黑锅，积极接受批评，从错误中总结教训，在适当的时候为领导分担责任，如刘华在关键时刻为所长背黑锅，最终得到晋升。
- “荣誉是大家的”：强调团队合作的重要性，将荣誉归功于大家，尊重同事的帮助，低调礼让，如许沫在工作中表现出 3C 精神，最终获得晋升。
- “道路是曲折的，前途是光明的”：在面对困难时保持乐观的心态，为老板和员工打气，营造愉快的氛围，如艾柯卡通过稳定员工情绪，使克莱斯勒起死回生。
- “没什么，别放在心上”：在职场中与人相处要大度，有理也要让三分，避免得理不让人，如在面对他人的错误时，要以宽容之心待人，维护良好的人际关系。
- “酒是粮食精，千万要小心”：在酒桌上要掌握拒酒的说话技巧，如找理由、挑漏洞、引开话题、说流利的拒酒词、明确告知过量、注意酒桌礼仪等，做到少喝酒多办事。
- “这事没你办不成啊”：求人办事时要会说话，从对方得意的事情说起，给对方一些 “互利” 的承诺，以情动人，如校长通过夸赞颜厂长的贡献，成功获得赞助。
- “你说得太对了”：多肯定他人，说一些表示肯定的话，如 “你的话我当然信”“一定花费你不少心思吧” 等，给人留下好印象，同时要注意送 “高帽子” 的技巧，如从对方优点入手、不动声色、富有新意、尺寸恰当、注意分寸等。
- “我总结一下”：在会议中善于总结，体现条理性、专业性和实干性，将空谈转化为执行方案，展示自己的能力，赢得领导的认可。
- “您的观点确实有独特之处，但是……”：提意见时先说好话，再委婉地提出自己的意见，如孔祥通过巧妙的方式让经理避免了决策失误，同时要注意提意见的技巧，如友好热心、让对方明白赞同、避免针对个人、引用名言谚语等。
九、聪明人把汇报工作当成展现的机会
- 如何让人感觉你精明能干：将约会时间精确到分，在开始发表意见前说明范围，挺直腰杆坐，说话简洁有力，每次将意见归纳成三大项，在 3 分钟内说完话，考虑周到想到最坏结果，偶尔加入专业名词，用名言或谚语表达意见，叙述数字时精确到个位数，对畅销书感兴趣，文章中不出现错字或漏字，字写得工整易读，与人吃饭时果断决定，翻看记事本确定时间，故意让人看写满预定行程的记事本，重复小命令，放慢动作，逆光走向对方，穿直条纹衣服，好笑就笑不懂就承认，重复 “我认为”“我的”，将自己的特点归纳在三个以内，专精于某件事，露一手加深印象，说出意料之外的话提高信任感，不按旧例办事，腰部挺直的坐姿，直视对方眼睛说话，做年轻的装扮，超过应有的限度道歉，在会议上博采众长，用乐观的看法结束谈话。
- 如何给人做事积极的感觉：开会时起立发言，比别人抢先接电话，早到公司，挺直腰杆快步走，用力握手，坐沙发时不陷身其中，边听边记笔记，卷起衣袖工作，签名字体大，边说边打手势，主动坐上司旁边，做额外和意外的工作，到对方住处请教，将自己的梦想说出来，该认真时全心投入该笑时开怀大笑，用手握着麦克风演讲。
- 如何增加与他人的亲密感：与对方有共同体验，强调与下属有共同目标，初次相见坐在旁边，制造身体接触机会，面带微笑倾听，强调共同点，将关系密切的人名写在电话记事簿首页，征求对方意见，指出对方服装或饰物的变化，夸赞对方潜力，使用 “请教”“帮我” 等语气，常用 “我们”，多叫对方名字，记住对方特别的日子，赞美对方不易为人知的优点，见面时间长不如见面次数多，投其所好，写信表达感谢，直呼其名，用稍微粗鲁的举动缩短与紧张者的距离，穿着与同事类似的服装，善用口头禅，闲聊自己曾经失败的事，对听惯奉承者说辛辣的话，毫不费力地提及对方说过的小事。
十、如何让人感觉你可以信赖
- 不要刻意隐藏缺点：适当透露一两项无关紧要的缺点，让人觉得 “虽然有少许缺点，但大体上很好”，从而增加信任感。
- 知之为知之，不知为不知：直截了当地说不知道，会给人诚实的印象，让人更加信任。
- 放慢说话的速度：尤其是与人初次见面时，放慢说话速度能给人留下诚实的好印象，避免给人轻浮的感觉。
- 对有信心的事，越小声叙述越会显得有分量：用温和亲切的方式表达自己的观点，能让对方更容易接受。
- 果断地表达你的观点：使用武断式的言论，如 “你将会如何如何……”，能表现出自己的信心，让人信服。
- 打电话给别人时，先问一句：“你现在有空吗？”：先征求对方同意再进入主题，能给对方留下真诚的印象，提高沟通效果。
- 提前 10 分钟到达约会的地方：比约定时间提前到达，表现出自己的诚意，不让对方等待，能给人留下守信和负责的印象。
- 只借一二十元也如期偿还，可提高别人对你的信任感：通过按时偿还小额借款，建立自己的信用，让人相信自己是可靠的。
- 直截了当地承认过错，可以表现自己的坦诚：直接说出对自己不利的一切，能增加自己的信誉，让对方愿意再给机会。
- 与其辩护，不如弥补：犯错误时，提出改善的方法比辩护更能表现责任感，获得对方好感。
- 一句 “像我这样的人”，往往能消除别人对我们的不信任感：用这句话打破对方的不信任感，然后进入说话主题，能让对方更容易接受自己的观点。
- 复述对方的问题足以表现自己对这件事情的认真态度：复述问题能让对方觉得自己在认真思考，增加对方的好感，同时也有助于自己更好地回答问题。
- 积极响应对方的话题：重复对方问题的重点，能消除对方的不安全感，让对方觉得自己专心且理解力强，在公事上也能让上司放心。
- “请你听我说” 听起来比 “我要告诉你” 谦虚得多：以对方为主，能消除对方的警戒心，让对方更愿意倾听。
- 满足对方不经意间流露出的愿望：遵守非正式的约定，能给对方带来意外感，留下深刻的好印象。
- 从容不迫地道别：道别是独立事件，不可与其他事情合并进行，否则会给对方留下坏印象。
- 倾听失意者说话，可以获得对方的信任感：倾听失意者的诉苦，能帮助他们放松，增加对方对自己的信任感。
- 对不在场的第三者表示关心，可以加强对方对我们的好印象：通过关心不在场的人，能让对方感受到自己的善良和体贴，留下好印象。
- 身体姿态，反映品行：与第一次见面的人谈话时，要保持良好的身体姿态，避免跷二郎腿，给对方留下好印象。
- 巧借无利害关系的人传你的话，能增加可信度：利用无利害关系的人的评价，能让对方更相信自己的能力和品质。
十一、如何让人觉得你很成功
- 恪守信用，立身之本：兑现所有诺言，避免行失于言，塑造成功形象，确保事业长久发展。
- 出色的工作增添你的成功形象：工作成绩突出能让人们认可你的能力，同时要注意外表形象，展示出成功的姿态。
- 娶一位好妻子，给你的形象加高分：妻子的形象对自己的事业有重要影响，要帮助妻子提升形象，让她在社交场合表现得体。
- 幽默的形象，让你 “亮” 起来：适当的幽默感能缓解紧张情绪，创造愉快氛围，有助于事业成功，但要注意运用得当。
- 与杰出的成功者交往合作：与优秀的人合作能提升自己的形象，要选择有助于塑造形象的人交往，避免与声名狼藉的人打得火热。
- 不明确地指出对方的错误，可以增强他的不安感：在交涉中对对方的错误或弱点保持沉默，能让对方感到不安，从而在心理上占据优势。
参考文档
会沟通的鱼著 <<不懂汇报工作，还敢拼职场>>
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